KarpentterTÉRMINOS Y CONDICIONES DE SERVICIO — KARPENTTER
1. Definiciones
- Servicio: la plataforma Karpentter (app.karpentter.com y servicios asociados), sistema ERP en la nube que incluye, entre otros, módulos de facturación electrónica, contabilidad, bancos, pagos, compras, inventario, proyectos, mantenimiento, cotizaciones, nómina y recursos humanos.
- Cliente: la persona jurídica o física que contrata el Servicio y es titular de uno o más tenants (empresas) en la plataforma.
- Usuario: cada persona física autorizada por el Cliente para acceder al Servicio bajo las cuentas del Cliente.
- Datos del Cliente: toda información, documentos, archivos y registros que el Cliente o sus Usuarios ingresan, cargan o generan en el Servicio.
- Portales de Terceros: sistemas externos con los que el Servicio interactúa por instrucción del Cliente, incluyendo sin limitarse a: Ministerio de Hacienda (ATV, API de comprobantes electrónicos), BAC Credomatic, CCSS (SICERE), INS (RT Virtual), Banco Central (BCCR), proveedores de correo y de mensajería (WhatsApp).
- Robots / Automatizaciones: procesos automatizados del Servicio que ejecutan tareas en Portales de Terceros en nombre y por cuenta del Cliente.
2. Aceptación y capacidad
2.1. Al crear una cuenta, acceder o usar el Servicio, el Cliente y cada Usuario aceptan estos Términos, la Política de Privacidad y los anexos aplicables (DPA, SLA).
2.2. Quien acepta en nombre de una empresa declara contar con poder suficiente para obligarla.
2.3. El Servicio no está dirigido a menores de edad ni a consumidores finales; es una herramienta empresarial (B2B).
3. Naturaleza del Servicio — NO es asesoría
3.1. El Servicio es una herramienta de gestión empresarial. Karpentter no presta servicios de asesoría contable, fiscal, legal, laboral ni financiera.
3.2. Los cálculos que produce el sistema (impuestos, planillas, liquidaciones laborales, aguinaldos, cesantías, asientos contables, diferencias cambiarias, provisiones, etc.) se generan a partir de los datos y configuraciones ingresados por el Cliente y constituyen apoyo operativo: la revisión, validación y presentación final ante terceros y autoridades es responsabilidad exclusiva del Cliente y de sus asesores (contador, abogado laboral, etc.).
3.3. Las decisiones de negocio tomadas con base en reportes, dashboards, flujos de caja, indicadores o sugerencias del sistema son responsabilidad del Cliente.
4. Cuentas, usuarios, roles y seguridad de acceso
4.1. El Cliente administra sus Usuarios, roles y permisos. Todo acto realizado desde una cuenta se presume realizado por su titular.
4.2. Credenciales, contraseñas, códigos y sesiones son personales e intransferibles. El Cliente debe notificar de inmediato cualquier acceso no autorizado.
4.3. El Cliente es responsable de configurar correctamente los permisos (RBAC), reglas de visibilidad (p. ej. privacidad del módulo de compras), flujos y niveles de aprobación, y de mantenerlos al día cuando su personal cambie.
4.4. Karpentter puede suspender cuentas o sesiones ante indicios razonables de uso fraudulento, abuso o riesgo de seguridad.
5. Mandato expreso: Robots y Portales de Terceros
5.1. Mandato. El Cliente instruye y autoriza expresamente a Karpentter a ejecutar, mediante Robots, operaciones en Portales de Terceros en nombre, por cuenta y bajo las credenciales del Cliente, incluyendo sin limitarse a:
a) Hacienda: emisión, envío, consulta de estado y descarga de comprobantes electrónicos; sincronización de datos del contribuyente.
b) BAC Credomatic: consulta y descarga de estados de cuenta y comprobantes; carga y envío de plantillas de pago (proveedores, planilla); operaciones que requieran tokens o segundos factores que el Cliente digita en cada sesión.
c) CCSS (SICERE): consulta, inclusión de trabajadores, presentación de planillas.
d) INS (RT Virtual): inclusiones provisionales, planillas, avisos de accidente y trámites conexos.
e) BCCR: consulta de tipos de cambio e indicadores.
5.2. Credenciales. Las credenciales de Portales de Terceros las aporta, custodia y actualiza el Cliente. Los segundos factores (p. ej. token BAC de 6 dígitos) los digita el Cliente en cada operación; Karpentter no los almacena.
5.3. Evidencia. El Servicio registra bitácoras, capturas y comprobantes de las corridas de los Robots. El Cliente acepta ese registro como evidencia de la ejecución.
5.4. Verificación. Aunque el Servicio incorpora verificaciones automáticas (p. ej. confirmación de emisión de facturas, estados de envío, conciliaciones), el Cliente debe verificar los resultados de operaciones críticas (pagos, planillas, presentaciones, avisos) en el portal correspondiente. Los Robots pueden fallar por cambios, mantenimientos o errores de los Portales de Terceros.
5.5. Exención. Karpentter no responde por: (i) indisponibilidad, lentitud, cambios de interfaz o errores de los Portales de Terceros; (ii) rechazos, multas, intereses o sanciones derivados de datos incorrectos ingresados por el Cliente; (iii) operaciones ejecutadas correctamente conforme a la instrucción del Cliente aunque el resultado no sea el esperado por este; (iv) bloqueos de cuentas del Cliente en Portales de Terceros.
5.6. Interrupción del mandato. El Cliente puede desactivar cualquier automatización en la configuración; las operaciones ya iniciadas podrán completarse o abortarse según el estado del portal.
6. Facturación electrónica
6.1. El Cliente es el emisor legal de sus comprobantes ante Hacienda y responsable de: su certificado criptográfico y PIN, su registro en ATV, sus actividades económicas, ubicación fiscal, y la exactitud de los datos de clientes, productos, CABYS, tarifas e impuestos.
6.2. Los consecutivos y claves consumidos ante Hacienda no son reversibles; los comprobantes rechazados deben ser corregidos y reemitidos por el Cliente (con nuevo consecutivo).
6.3. Las facturas recurrentes se emiten automáticamente según la programación configurada por el Cliente; el Cliente debe revisar los paneles de verificación y atender las alertas de rechazo o fallo.
6.4. El envío de comprobantes por correo al receptor depende de los servidores de correo del Cliente y/o de terceros.
7. Módulos de nómina, RRHH y datos laborales
7.1. Los cálculos de planilla, deducciones (CCSS, renta, pensiones, embargos), vacaciones, incapacidades, horas extra, liquidaciones y aguinaldos se basan en la parametrización y datos del Cliente. El Cliente debe validar los resultados antes de pagar o presentar.
7.2. Las presentaciones ante CCSS e INS realizadas por Robots se ejecutan bajo el mandato de la cláusula 5.
7.3. El Cliente declara contar con base jurídica para tratar los datos de sus trabajadores en el Servicio, incluidos los datos sensibles de salud (p. ej. boletas de accidente INS, incapacidades) y datos bancarios (IBAN).
8. Aprobaciones y firmas por enlaces públicos
8.1. El Servicio envía enlaces personales, firmados y con expiración (correo/WhatsApp) para aprobar o rechazar pagos, órdenes de compra, vacaciones, planillas, liquidaciones, accidentes y para firmar documentos.
8.2. La acción realizada desde un enlace se atribuye al destinatario del correo o número de teléfono al que se envió. Los destinatarios no deben reenviar los enlaces; el Cliente responde por la designación correcta de aprobadores y la actualización de sus contactos.
8.3. Las aprobaciones así emitidas tienen para el Cliente el valor de manifestación de voluntad de su personal/mandatarios y quedan registradas en bitácora con sello de tiempo e identificación técnica.
9. Comunicaciones (correo y WhatsApp)
9.1. El Cliente garantiza que los destinatarios (empleados, proveedores, clientes, aprobadores externos) han consentido recibir comunicaciones operativas por correo y/o WhatsApp.
9.2. El envío depende de proveedores externos (servidores SMTP/OAuth del Cliente, WhatsApp); Karpentter no garantiza la entrega ni los tiempos de dichos terceros.
10. Funciones de inteligencia artificial
10.1. Algunas funciones (p. ej. extracción de datos de facturas o documentos PDF/imagen, asistentes) procesan contenido mediante proveedores externos de IA. Al usarlas, el Cliente acepta que el contenido enviado sea procesado por esos proveedores conforme a sus términos.
10.2. Los resultados de IA son sugerencias sujetas a error; el Cliente debe revisarlos antes de registrarlos o pagar con base en ellos.
11. Datos del Cliente, privacidad y protección de datos (Ley 8968)
11.1. Titularidad. Los Datos del Cliente pertenecen al Cliente. Karpentter no los usa para fines distintos de prestar, mantener, asegurar y mejorar el Servicio.
11.2. Roles. El Cliente es responsable del tratamiento; Karpentter actúa como encargado, conforme al Anexo de Tratamiento de Datos (DPA).
11.3. Deberes del Cliente: contar con consentimientos y bases jurídicas; no ingresar datos de terceros sin autorización; atender derechos ARCO de sus titulares.
11.4. Deberes de Karpentter: confidencialidad; medidas de seguridad razonables (cifrado en tránsito, control de acceso por roles, aislamiento multi-tenant, bitácoras); notificación al Cliente de incidentes de seguridad que afecten sus datos sin dilación indebida; eliminación o devolución de datos a la terminación conforme a la cláusula 17.
11.5. Subencargados: proveedores de infraestructura, correo, mensajería e IA. La lista estará disponible y podrá actualizarse con aviso.
12. Propiedad intelectual
12.1. El software, código, diseño, marcas, documentación y know-how del Servicio son propiedad de Karpentter o sus licenciantes. Se otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable, limitada a la vigencia del contrato.
12.2. Queda prohibido: realizar ingeniería inversa; copiar o revender el Servicio; usar el Servicio para construir un producto competidor; retirar avisos de titularidad.
12.3. Las sugerencias o retroalimentación del Cliente pueden incorporarse al producto sin obligación ni compensación.
13. Uso aceptable
13.1. Se prohíbe usar el Servicio para fines ilícitos, incluyendo: emisión de comprobantes falsos, evasión fiscal, lavado de activos, suplantación de identidad, acceso a cuentas bancarias o portales de terceros sin autorización de su titular, o carga de contenido malicioso.
13.2. Se prohíbe sobrecargar, sondear o vulnerar la seguridad de la plataforma, o acceder a datos de otros tenants.
13.3. Karpentter podrá suspender de inmediato el acceso ante violaciones a esta cláusula, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
14. Disponibilidad, soporte y mantenimiento (SLA)
14.1. Objetivo de disponibilidad: [99.●]% mensual, excluyendo mantenimientos programados (avisados con antelación razonable), fuerza mayor y fallas de terceros (hosting, Portales de Terceros, internet del Cliente).
14.2. Soporte: [canal], [horario CR], [tiempos de respuesta por severidad].
14.3. Karpentter puede modificar, mejorar o descontinuar funciones; si una función esencial contratada se elimina, el Cliente podrá terminar el contrato sin penalidad respecto de esa funcionalidad.
14.4. Funciones marcadas como beta o experimentales se prestan "tal cual", sin garantía de continuidad.
15. Respaldos y continuidad
15.1. Karpentter realiza respaldos de la base de datos cada hora con los siguientes objetivos: RPO 1 hora, RTO 1 hora.
15.2. El Cliente puede, además, exportar su información (reportes, Excel, PDF, XML) en cualquier momento. Se recomienda mantener copias propias de documentos críticos (XML de FE, comprobantes bancarios).
15.3. La restauración de datos borrados por acciones del propio Cliente (eliminaciones, anulaciones) podrá cobrarse como servicio adicional y no siempre será posible.
16. Precios, facturación y pagos
16.1. Precios, planes, límites (usuarios, empresas, almacenamiento, operaciones de robots) y periodicidad se definen en la orden de servicio/propuesta.
16.2. La mora superior a 15 días faculta a Karpentter a suspender el acceso previo aviso; la suspensión no elimina los datos.
16.3. Los precios pueden ajustarse con aviso de al menos [30] días; el uso posterior implica aceptación.
16.4. Impuestos aplicables corren por cuenta del Cliente conforme a la ley.
16.5. Ciclo de facturación. La periodicidad, moneda, fecha de cobro, modalidad de pago y módulos incluidos se establecerán en la orden de servicio aceptada por el Cliente. Los servicios adicionales que generen cargos deberán informarse y ser aceptados antes de su contratación.
16.6. Renovación de la suscripción. La modalidad de renovación, su periodicidad y los requisitos de aviso o cancelación serán los establecidos en la orden de servicio aceptada por el Cliente. La renovación automática y los cobros recurrentes únicamente procederán cuando hayan sido expresamente autorizados. Cuando no se haya pactado una renovación automática, la continuidad del Servicio requerirá la confirmación del Cliente conforme a las condiciones contratadas.
16.7. Cambios de plan. Los cambios de plan, módulos, usuarios o capacidad deberán ser solicitados o aceptados por un representante autorizado del Cliente. Antes de aplicarlos, Karpentter informará su fecha de vigencia y cualquier cargo, crédito o ajuste proporcional. Las reducciones de plan se aplicarán al siguiente período de facturación, salvo acuerdo distinto por escrito.
16.8. Cancelación y períodos parcialmente utilizados. La cancelación voluntaria no generará un reembolso parcial por el tiempo no utilizado del período contratado y pagado. El Cliente conservará el acceso al Servicio hasta el vencimiento de dicho período, salvo que solicite el cierre anticipado o exista una causa de suspensión prevista en estos Términos. Esta disposición no excluye las devoluciones exigibles por ley, las pactadas expresamente ni las que procedan por incumplimientos atribuibles a Karpentter.
16.9. Cobros duplicados, erróneos o no autorizados. El Cliente podrá presentar una reclamación por el canal de soporte contratado, identificando la cuenta, fecha, importe y referencia de la transacción. Karpentter investigará la reclamación y, cuando se acredite un cobro indebido, gestionará su corrección o devolución. Este procedimiento no limita los derechos del Cliente ante su entidad financiera ni los reconocidos por la legislación aplicable.
16.10. Tramitación de reembolsos. Los reembolsos aprobados se gestionarán en un plazo máximo de 60 días hábiles desde su aprobación, salvo que la legislación aplicable exija un plazo menor. Se utilizará el medio de pago original cuando sea posible; de lo contrario, se acordará un medio alternativo con el Cliente. Karpentter comunicará la gestión realizada. Este plazo corresponde a la tramitación por Karpentter y no incluye el tiempo adicional de acreditación de la entidad financiera.
17. Vigencia, terminación y devolución de datos
17.1. El contrato rige mientras exista una suscripción activa. Cualquiera de las partes puede terminarlo conforme al plan contratado.
17.2. Karpentter puede terminar con efecto inmediato ante: impago prolongado, violación grave de estos Términos (en especial cláusulas 5, 12 y 13) o riesgo legal/de seguridad.
17.3. Devolución de datos: durante los [60] días siguientes a la terminación, el Cliente podrá solicitar la exportación de sus Datos en formatos estándar. Vencido el plazo, Karpentter podrá eliminar los Datos del Cliente de forma segura, salvo lo que deba conservar por obligación legal.
17.4. Las cláusulas de confidencialidad, propiedad intelectual, limitación de responsabilidad e indemnidad sobreviven a la terminación.
17.5. Solicitud de cancelación. La cancelación deberá solicitarla el titular de la cuenta o un representante autorizado del Cliente, mediante el mecanismo habilitado en el Servicio o por escrito al canal de soporte contratado. Karpentter confirmará la recepción e informará la fecha efectiva de terminación.
17.6. Fecha efectiva y renovaciones futuras. Salvo condiciones especiales aceptadas por escrito, la cancelación tendrá efecto al finalizar el período contratado y pagado. Las solicitudes recibidas antes del inicio del siguiente período impedirán su renovación. Dejar de utilizar el Servicio o cerrar una sesión no constituye una solicitud de cancelación.
17.7. Obligaciones pendientes. La cancelación no extingue los importes válidamente devengados antes de su fecha efectiva. Una vez alcanzada esa fecha, no se generarán nuevas cuotas por renovación de la suscripción cancelada.
17.8. Información del Cliente. La cancelación de la suscripción no equivale a una solicitud de eliminación inmediata de los Datos del Cliente. Su devolución, conservación y eliminación se regirán por la cláusula 17.3 y el acuerdo de tratamiento de datos aplicable.
18. Garantías y descargos
18.1. Karpentter garantiza que prestará el Servicio con diligencia profesional razonable.
18.2. SALVO LO EXPRESAMENTE PACTADO, EL SERVICIO SE PRESTA "TAL CUAL" Y "SEGÚN DISPONIBILIDAD". KARPENTTER NO GARANTIZA QUE EL SERVICIO SEA ININTERRUMPIDO, LIBRE DE ERRORES, NI QUE LOS RESULTADOS DE CÁLCULOS, ROBOTS O IA SEAN EXACTOS O COMPLETOS EN TODOS LOS CASOS.
18.3. Karpentter no garantiza resultados ante terceros (aceptación de Hacienda, CCSS, INS, bancos) ni la idoneidad del Servicio para un fin particular del Cliente.
19. Limitación de responsabilidad
19.1. La responsabilidad total acumulada de Karpentter por cualquier causa se limita al monto efectivamente pagado por el Cliente por el Servicio en los [12] meses anteriores al hecho generador.
19.2. Karpentter no responderá por daños indirectos, incidentales o consecuenciales, incluyendo: lucro cesante, pérdida de negocio, multas, sanciones, intereses o recargos impuestos por autoridades (Hacienda, CCSS, INS, juzgados), diferencias cambiarias, ni pérdidas derivadas de decisiones tomadas con base en información del Servicio.
19.3. Nada en estos Términos limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni aquella que no pueda limitarse por ley.
19.4. El Cliente reconoce que los precios del Servicio reflejan esta distribución de riesgos.
20. Indemnidad
20.1. El Cliente mantendrá indemne a Karpentter frente a reclamos de terceros (incluidos trabajadores del Cliente, sus clientes, proveedores y autoridades) derivados de: (i) datos ingresados por el Cliente; (ii) uso del Servicio en violación de estos Términos o de la ley; (iii) operaciones ejecutadas por Robots bajo el mandato del Cliente; (iv) falta de consentimientos para el tratamiento de datos personales o el envío de comunicaciones.
21. Confidencialidad
21.1. Cada parte protegerá la información confidencial de la otra con el mismo cuidado que la propia (y nunca menos que un cuidado razonable), usándola solo para ejecutar el contrato.
21.2. No es confidencial la información pública, la desarrollada independientemente o la que deba revelarse por orden de autoridad (con aviso previo cuando sea legal).
22. Fuerza mayor
Ninguna parte responde por incumplimientos causados por eventos fuera de su control razonable (fallas eléctricas o de telecomunicaciones, desastres, actos de autoridad, ataques informáticos de terceros, caídas de proveedores de nube o de Portales de Terceros), debiendo mitigar y reanudar tan pronto sea posible.
23. Modificaciones a los Términos
23.1. Karpentter puede actualizar estos Términos. Los cambios materiales se notificarán con al menos [15] días de antelación por el propio sistema o correo.
23.2. El uso del Servicio después de la fecha de vigencia del cambio constituye aceptación. Si el Cliente no acepta, podrá terminar la suscripción antes de la entrada en vigor.
24. Disposiciones generales
24.1. Ley aplicable y jurisdicción: leyes de la República de Costa Rica; tribunales de San José.
24.2. Cesión: el Cliente no puede ceder el contrato sin consentimiento escrito; Karpentter puede cederlo a afiliadas o en caso de reorganización empresarial.
24.3. Independencia: las partes son contratistas independientes; nada crea sociedad, agencia ni relación laboral.
24.4. Divisibilidad: la nulidad de una cláusula no afecta el resto.
24.5. Acuerdo íntegro: estos Términos y sus anexos (DPA, SLA, orden de servicio) constituyen el acuerdo completo y prevalecen sobre entendimientos previos.
24.6. Notificaciones: al correo registrado del Cliente y a legal@karpentter.com.
24.7. No renuncia: la falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia.
24.8. Anticorrupción y sanciones: las partes declaran cumplir la normativa anticorrupción aplicable.
Documentos complementarios
- Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA): roles, categorías de datos (incluidos sensibles de salud y bancarios), subencargados, medidas de seguridad, notificación de brechas, auditoría, eliminación.
- SLA: disponibilidad, severidades, tiempos de respuesta, créditos de servicio.